Приказ о выдаче спецодежды на предприятии

Можно ли спецодежду сразу списывать с баланса при уволнении сотрудника, если срок носки еще не закончился ?

Дело в том, что выбытие спецодежды до окончания срока носки возможно только по причине ее непригодности, порчи или кражи. При этом определяет непригодность средств индивидуальной защиты и решает вопрос об их списании не бухгалтер, а специальная инвентаризационная комиссия.

Исключение из этих правил только для спецодежды с небольшими сроками носки, не более 12 месяцев. Ее стоимость разрешается списывать единовременно на счета учета затрат. Об этом сказано в пункте 21 методички, утвержденной приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Поэтому если работник вернул годную спецодежду до окончания срока носки, то ее положено сдать в химчистку и затем выдать другим.

Вот что касается спецобуви, то ее можно списать. Так как обувь в химчистку не сдашь. А передача ношеной обуви другому сотруднику — это нарушение элементарных правил гигиены.

Выдача спецодежды работодателем

Затраты на приобретение спецодежды работодателем для своих работников могут быть отнесены к материальным расходам только при условии, что законодательством предусмотрено их обязательное применение работниками конкретно той профессии, для которой они приобретаются.

Работодатель вправе устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения (Письмо Минфина РФ от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214).

Так, расходы, связанные с приобретением специальной одежды, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов в полной сумме по мере ввода ее в эксплуатацию (в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). При этом должны учитываться нормы бесплатной выдачи специальной одежды, установленные на предприятии.

В Письме от 14.11.2007 № 03-03-05/254 Минфин разъяснил порядок обложения налогом на прибыль стоимости спецодежды, выданной работникам в пределах норм, установленных организацией.

Как следует из Письма, затраты на приобретение средств индивидуальной защиты, предусмотренных законодательством, включаются в состав расходов в пределах норм выдачи, определяемых согласно ст. 221 ТК РФ. В указанной статье сказано, что работодатель вправе самостоятельно устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.

Таким образом, если организацией утверждены нормы бесплатной выдачи специальной одежды, отличные от типовых норм, при этом улучшающие защиту работников от воздействия вредных факторов, то расходы на приобретение спецодежды по нормам предприятия в полной стоимости уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

В Письме от 04.04.2007 № 03-03-06/1/214 Минфин РФ  указал:

• расходы, связанные с приобретением специальной одежды, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов в полной сумме по мере ввода ее в эксплуатацию в соответствии с нормами бесплатной выдачи специальной одежды, установленными на предприятии;
• выплаты в виде стоимости специальной одежды, выдаваемой работникам по нормам, установленным организацией с учетом положения ст. 221 ТК РФ, не подлежат обложению ЕСН на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ;
• в случае если специальная одежда выдается работнику только для осуществления производственной деятельности и не переходит в его собственность, стоимость указанной специальной одежды, выдаваемой работникам по нормам, установленным организацией, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ.

Самостоятельно разработанные нормы выдачи специальной одежды для пекарей предлагаем оформить Приложением к Соглашению об охране труда на текущий год. 

Пименова Т.С.
Налоговый консультант
ЗАО «Объединенная Консалтинговая Группа»

Ответы на вопросы размещены в Справочно-правовой системе «Дельта» («Референт») 21.08.2008

Форма для поваров и работников кухни

Обеспечение спецодеждой поварского персонала имеет свои нюансы, Так, для соблюдения санитарно-гигиенических норм трудящимся этих профессий недостаточно иметь на рабочем месте один и даже два костюма в связи с особенностями условий работы.

Количество комплектов сменной одежды так же, как и максимальный срок ее эксплуатации оговаривается нормативами.

Повар или шеф-повар должен обеспечиваться одновременно четырьмя комплектами следующей комплектации:

• куртка,
• нарукавники,
• брюки (или юбка),
• колпак или косынка.

Подробно о выборе и покупке спецодежды для поваров можно узнать из нашей отдельной статьи.

Все элементы костюма должны быть пошиты из хлопчатобумажной ткани, срок их службы не должен превышать 24 месяца.

Кроме того персоналу этой категории необходимо иметь на рабочем месте два хлопчатобумажных фартука (срок службы – 12 месяцев), а для соблюдения правил личной гигиены работники обеспечиваются дополнительно полотенцами для рук и лица.

Нормы выдачи зимней спецодежды

Все средства индивидуальной защиты, так же как и нормы выдачи спецодежды, установлены Правительством Российской Федерации. Регулируют эти правила Постановления Министерства Труда, Трудовой Кодекс и Правила по охране труда РФ.

Для того чтобы понять, какие требования установлены для определенного производства, необходимо учесть такие факторы:

• климатический регион;
• отрасль;
• виды проводимых работ и прочие.

Руководящий состав выделен в отдельный раздел, количество одежды, выдаваемой инженерам, мастерам и прорабам отличается от того, что положено рабочим. Многие организации при этом стараются выделить руководителей, закупая для них куртки и брюки элиткласса.

Производственная необходимость может привести к изменениям в требуемой спецодежде. Нормами допускается замена комбинезона на костюм, а брезентового костюма на  комплект из смешанных тканей. Рукавицы из брезента могут быть заменены на полимерные перчатки. Ботинки из кожи на подобные сапоги или на резиновые, снабженные меховыми чулками. Независимо от выбранного типа обуви вся она оснащается жестким подноском.

Стоит обратить внимание на СИЗ, выдаваемые со сроком годности «до износа». Некоторые из них имеют ограничения по сроку применения, так, например, очки защитные не могут применяться более 12 мес

А каска со сроком годности «до износа» обеспечивается подшлемником, он может носиться 12 мес., а утепленный вариант в 2 раза дольше.

Типовые нормы выдачи СИЗ

Выдача спецодежды сверх нормы

Работодатель имеет право организовать выдачу спецодежды, обуви и других СИЗ сверх норм, установленных Правительством РФ. При этом необходимо учитывать мнение профсоюзного органа и финансовое положение предприятия. Выдача дополнительной спецодежды выполняется за счет организации. При необходимости списать такие средства индивидуальной защиты по истечении их срока носки на расходы по налогу на прибыль могут возникнуть сложности. А потому следует запастись доказательствами необходимости таких мер и учесть выдачу спецодежды в коллективном договоре, это облегчит возможность отстоять свою правоту в суде, если возникнет необходимость.

Ответственность

Штрафы за необеспечение специальной одеждой возлагаются на работодателя и устанавливаются в размерах:

• при нарушении требований ОТ и ТБ должностные лица и частные предприниматели выплачивают от 20 до 30 тысяч рублей, организационные структуры — от 130 до 150 тысяч;
• при повторном нарушении от 20 до 30 тысяч выплачивают частные предприниматели и должностные лица, а предприятия — от 100 до 200 тысяч.

Законодательная база предусматривает наложение уголовной ответственной за невыдачу СИЗ, СИЗОД и спецодежды, тем более, если это повлекло ухудшение здоровья или летальный исход.

Выдача СИЗ работникам

Выдача спецодежды работникам проходит по алгоритму:

На каждого сотрудника заводятся карточки выдачи спецодежды, СИЗ и СИЗОД. Для удобства в карточках прописывается информация: ГОСТ на спецодежду, что положено выдать, в каком количестве, и на какое время, рост и размер.
Заведующий складом выдает одежду сотруднику, последний расписывается в карточке о том, что выдача осуществлена

Это важное обстоятельство. В карточке фиксируются сведения обо всей выданной одежде, включая СИЗ и СИЗОД,
Если спецодежда износилась ранее срока, то ее нужно заменить.
По истечении срока носки работник вновь направляется на склад за получением нового обмундирования.

Выдача — процесс важный и трудоемкий, последовательность тоже определяется локальными актами.

Как определить в целях бухучета срок носки спецодежды, если норма выдачи установлена «до износа»

Срок носки спецодежды можно установить любой с учетом режима ее эксплуатации. А если типовыми нормами предусмотрен максимум – то в его пределах.

Норма «до износа» означает, что средство индивидуальной защиты можно носить до тех пор, пока оно не придет в негодность. А для равномерного списания СИЗ в бухучете необходимо установить конкретный срок использования. Например, на основании результатов специальной оценки условий труда, а также с учетом условий и особенностей выполняемых работ.

При этом типовыми нормами может быть установлен максимальный срок носки. К примеру, для защитных очков срок носки не может быть более одного года (Типовые нормы, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 22 июня 2009 № 357н). Соответственно, срок полезного использования таких очков для целей бухучета не может быть больше года.

Повторная выдача

Часто бывает, что списание СИЗ при увольнении работника не требуется, потому как спецодежда бывшего сотрудника еще пригодна для дальнейшего использования: их процент износа совсем небольшой. В таком случае ее сдают на склад, а комиссия в рамках действия приказа по списанию СИЗ определяет возможность дальнейшей эксплуатации.

В случае благополучного исхода проверки чистые и отремонтированные СИЗ выдаются работнику, с записью в личной карточке выдачи СИЗ как бывшие в употреблении с указанием процента износа.

Перед повторной выдачей спецобувь должна в обязательном порядке пройти очистку, дезинфекцию и обеспыливание. Если таковая процедура не проводилась, и подтверждающих документов у вас нет, то рисковать не советую.

Дело также и в том, что в небольших населенных пунктах найти организацию, проводящую обеззараживание спецобуви, очень непросто: в основном они очень далеко, а учитывая транспортные расходы и затраты на саму процедуру, проще купить новую пару обуви.

Срок повторной выдачи должен быть не больше процента износа. К примеру, при увольнении слесарь сдал костюм на склад и комиссионно был определен процент износа в размере 50%. Таким образом, срок носки б/у костюма будущим работником должен быть не более полугода.

Если бывший в употреблении костюм пришел в негодность раньше окончания срока носки, то его необходимо преждевременно списать, а работнику выдать новый комплект спецодежды.

Отказ от получения б/у спецодежды

Не раз сталкивалась с тем, что недавно трудоустроенный сотрудник напрочь отказывается от получения бывшей в употреблении спецодежды. На что он, собственно говоря, не имеет права.

Потому что работодатель обязан обеспечить работников СИЗ, а работники, в свою очередь, не допускаются к исполнению своих трудовых обязанностей без их использования (п. 26 Приказ № 290н).

Отказаться он может только в том случае, если спецодежда не проходила стирку и ремонт (п.22 Приказ №290н) или же не подходит по росту и размеру.

Тут вполне резонно встать на сторону работодателя. Пришел новый сотрудник, отработал месяц или два, уволился, а новый комплект спецодежды перешел в разряд б/у.

Из соображений экономии бюджета работодателя, новенькие часто сначала одевались в уже использованное (после стирки, конечно, а также при наличии подходящих размеров), а получал новую только тогда, когда у костюма истекает срок носки или же он приходит в негодность. Это своего рода испытательный срок.

Но не стоит злоупотреблять такой возможностью, потому как если выяснится, что класс СИЗ снижен – проблем гораздо больше будет: сниженный класс приравнивается к отсутствию СИЗ.

Утеря или порча СИЗ

Случались и ситуации, когда работник нехотя получал б/у спецодежду, а потом через неделю или две она внезапно приходила в негодность. Испортил он ее нарочно, что довольно явно было видно.

Спецодежда – это собственность работодателя, и сотрудник должен бережно использовать выданные в эксплуатацию СИЗ.

Если сможете доказать вину работника в причинение ущерба, то на основании ст. 241 ТК РФ удерживается остаточная стоимость СИЗ в пределах среднемесячного заработка, но не более 20% из выплаты.

Если работник категорически против удержания, работодатель не имеет права держать у себя его личные документы.

В таком случае необходимо получить письменный отказ от компенсации за счет зарплаты и, приложив справку о стоимости СИЗ, личную карточку выдачи и ведомость получения спецодежды, направить документы в суд.

Момент спорный, затяжной и проблематичный, и часто он не стоит тех затрат, которые работодатель может понести, поэтому часто руководство принимает решение списать не возвращенные СИЗ.

При определении вины работника стоит помнить, что интенсивная работа, воздействие непреодолимой силы, форс-мажор, необеспечение работодателем условий для хранения СИЗ не являются причинами для удержания стоимости спецодежды из зарплаты работника.

“Перегибать палку” ни в коем случае нельзя, работник в случае нарушения его прав может обратиться с жалобой в ГИТ.

В налоговом учете спецодежды можно применять ту же первичку, что и в бухгалтерском

Если в налоговом учете вы отнесли спецодежду к материальным расходам, тогда ее стоимость можно списать единовременно в тот день, когда передадите в эксплуатацию. Основанием будет п. 1 ст. 254 Налогового кодекса. При этом вам хватит тех первичных документов и регистров, которые вы ведете для целей бухгалтерского учета спецодежды. Например, приходный ордер по форме № М-4, требование-накладная по форме № М-11, ведомость выдачи спецодежды работникам.

Списать спецодежду при расчете налога на прибыль можно, даже если ее выдача не предусмотрена Типовыми нормами. Но в таком случае необходимо провести оценку условий труда. И уже на ее основании издать приказ о выдаче спецодежды, в котором установить и срок носки. На этот счет есть письмо Минфина России от 11.12.2012 г. № 03-03-06/1/645.

Порядок списания

Методические указания содержат информацию о порядке учета спецодежды, в том числе и списания. Причинами к списанию могут быть:

• продажа;
• безвозмездная передача работнику или иному лицу, согласно договору;
• моральный или физический износ;
• приведение комплекта в негодность в следствие аварии, стихийного бедствия и других ЧС;
• передача в качестве вклада в уставный капитал другой организации.

Если стоимость спецодежды к моменту списания перенесена на расходы, то дополнительных записей и проводок не делается, все отражается только в аналитическом учете. В том случае, когда спецодежда пришла в негодность раньше установленного срока, ее тоже можно списать, но для этого придется собрать комиссию и составить соответствующий акт. Эта ситуация рассмотрена в 39 пункте методических указаний, для этого следует сделать следующие проводки:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи» — К-т 10-11 «Списание остаточной стоимости».

В случае, если в одежде обнаружен брак и порча произошла по причине некачественного производства изделия, производится запись:

Д-т 91-2 – К-т 94.

Для определения пригодности для дальнейшего использования спецодежды собирается инвентаризационная комиссия, составляется акт на списание. Сделать это можно благодаря установленным и утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 формам:

• акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № МБ-4);
• акт на списание (ф. №МБ-8);
• самостоятельно разработанная форма для списания подобных материалов согласно 129-ФЗ.

Все доходы и расходы, которые так или иначе связаны с предметами спецодежды, в бухучете должны отражаться в виде «Прочих расходов и доходов» именно в том периоде, к которому относятся.

В случае умышленной порчи одежды или халатного отношения стоимость может быть вычтена из зарплаты работника, для этого делаются следующие записи:

• Д-т 94 – К-т 10-11 недостача спецодежды;
• Д-т 73-2 – К-т 94 предъявление ущерба;
• Д-т 70 – К-т 73-2 удержание стоимости;
• Д-т 77 – К-т 99 списание сальдо ОНО;
• Д-т 99 – К-т 68 корректировка расчетов с бюджетом.

Если не сделать последнюю проводку и отразить компенсацию убытков, то могут возникнуть судебные разбирательства с ФНС. Часто такие споры разрешаются в пользу налогоплательщиков, но не все предприятия готовы отстаивать свои права в суде.

При возникновении необходимости списать спецодежду, пришедшую в негодность по вине производителя, следует сделать следующие записи:

• Д-т 94 – К-т 10-11 остаточная стоимость;
• Д-т 91-2 – К-т 94 прочие расходы;
• Д-т 77 – К-т 99 сальдо ОНО;
• Д-т 99 – К-т 68 расчеты с бюджетом.

Списанная спецодежда может применяться для ремонта другой, эксплуатируемой, или использована в качестве ветоши для иных нужд. Для этого после списания робу необходимо поставить на приход на склад в качестве вторичного сырья.

Важным в процессе списания является пункт отнесения изношенной спецодежды к отходам. В этом случае стоит помнить об экологическом законодательстве и соблюдать его. Для оприходования ветоши используется бухгалтерская запись:

Д-т 10-6 – К-т 20.

Часто предприниматели закупают спецодежду за счет собственных средств, но существует возможность компенсировать все затраты или часть с помощью Фонда социального страхования РФ. Деньги Фонд не перечислит, а вот страховые взносы можно значительно сократить. Для этого следует до 1 августа текущего года подать соответствующее заявление с комплектом документов, который утвердил Минтруд.

В случае если ФСС подтвердит возможность компенсации:

• потребуется предоставить документы, которые подтвердят расходы на покупку спецодежды;
• взносы по травматизму, которые будут начислены, следует учитывать в расходах в пользу налога на прибыль полностью;
• такая помощь Фонда не отражается в доходах на прибыль, а стоимость одежды – в расходах.

Стоит придерживаться установленного лимита списания спецодежды во избежание лишних вопросов от налоговых органов.

Минимальный комплект спецодежды для представителей разных профессий

Нормативные акты, отражающие порядок обеспечения спецодеждой, содержат важную оговорку, согласно которой претендовать на средства индивидуальной защиты могут не только представители опасных и вредных профессий, но и библиотекари.

Право на спецкомплект возникает у работника, если при ведении им трудовой деятельности имеет место быть один или совокупность следующих факторов:

• Выполнение работ с использованием грузоподъемной техники;
• Работы, несущие потенциальную опасность повреждения ног;
• Работы, сопряженные с высокими шумами;
• Деятельность, предполагающая пребывание на открытом воздухе (во внешней среде);
• Работы, предполагающие длительное пребывание на холоде или выполняемые в сезон зимы;
• Работы сезонного характера, при осуществлении которых сохраняется высокая активность кровососущих насекомых.

Спецодежда, регламентированная нормами охраны труда, зависит не только от конкретной выполняемой сотрудником задачи, но и условий региона. Лица, работающие в суровых климатических условиях, обеспечиваются более теплыми комплектами по сравнению с базовыми.

В отношении спецкомплектов действует технический регламент, применяемый при сертификации одежды указанного типа.

Ниже приведен минимальный объем спецодежды, которым обеспечиваются работники универсальных профессий:

1. Арматурщик:

• 12 пар перчаток с полимерным нанесением;
• Профессиональный костюм, защищающий от агрессивных внешних факторов производства;
• Очки;
• Перчатки с покрытием, усиленным точечным прорезиненным слоем;

1. Слесарь смазочной станции:

• Средства защиты дыхательных органов;
• Очки;
• Профессиональный защитный костюм;
• Перчатки с полимерным слоем;
• Сапоги резиновые;

1. Истопник:

• Перчатки с полимерным покрытием;
• Средства защиты дыхательных путей;
• Очки;
• Резиновые сапоги с усиленным носком;
• Костюм, защищающий от профессиональных негативных факторов;

1. Библиотекарь:

• Халат, обеспечивающий защиту от загрязнений на производстве;
• Костюм защитный от загрязнений на производстве.

Если вместе со спецодеждой работнику выдается еще и обувь, то она должна отвечать высоким ударным и механическим нагрузкам и отличаться усиленным носком.

Работники, выполняющие трудовую функцию в условиях повышенной влажности, обеспечиваются обувью с высоким голенищем на толстой прорезиненной подошве.

Работы в условиях электромагнитных полей проводятся сотрудниками в экранированной обуви из токопроводящих материалов и с обязательным обеспечением функции заземления.